Hybride Veranstaltungen: Was Sie wissen müssen

Die letzten Monate als einen Wirbelsturm zu bezeichnen, wäre eine wahre Untertreibung. Innerhalb von wenigen Tagen wurden Live-Veranstaltungen und Konferenzen, die Monate im Voraus geplant worden waren, plötzlich verschoben oder abgesagt. Virtuelle und Online Events waren die neue Norm, und wir mussten lernen, wie man effektive Eventprogramme von Grund auf neu gestaltet. Dabei lernten wir eine Menge Neues. Eine der wichtigsten Lektionen, die die Eventbranche gelernt hat, war, dass virtuelle und online Veranstaltungen zwar sicherlich ihren Nutzen haben, Live-Veranstaltungen jedoch immer ein wichtiger Bestandteil eines jeden Eventprogramms sein werden.

Es ist daher an der Zeit, über eine andere Eventart nachzudenken. Eine Eventart, die die Herausforderungen der neuen Normalität nicht nur meistern, sondern in dieser auch erblühen kann. Die Rede hier ist von hybriden Veranstaltungen. Es wird Situationen geben, in denen eine virtuelle Veranstaltung Ihre einzige Wahl sein wird. Es wird auch Situationen geben, in denen persönlichen Treffen der effektivste Weg darstellen, um Neukunden zu gewinnen und Ihre Zielgruppe einzubeziehen. Hybridveranstaltungen oder Veranstaltungen, die sowohl persönliche als auch virtuelle Elemente kombinieren, werden einen wesentlichen Bestandteil der neuen Normalität in der Eventindustrie sein.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen einer Hybridveranstaltung, zeigen Ihnen, wie Sie eine erfolgreiche hybride Veranstaltung gestalten und wie Sie Ihre Veranstaltungsstrategie an diese neue und so notwendige Form eines Events Ihren Bedürfnissen anpassen und weiterentwickeln können.

Hybride Veranstaltungen als Teil Ihrer Gesamt-Eventstrategie

Die Gestaltung einer erfolgreichen hybriden Veranstaltung erfordert Planung und Ideenfindung. Veranstalten Sie eine interne oder externe Veranstaltung? Verfügen Sie über die erforderlichen Hilfsmittel, um Ihre Hybridveranstaltung effektiv zu vermarkten und anzupreisen? Was erhoffen Sie sich für Ihre Teilnehmer von dieser Veranstaltung? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen wird Ihnen beim Erstellen Ihres virtuellen und Vor-Ort-Eventprogramms helfen.

Wann sollte eine hybride Veranstaltung ausgerichtet werden?

Die erste Entscheidung, die Sie treffen sollten, ist, ob eine virtuelle Komponente in Ihrer Veranstaltung überhaupt Sinn macht. Wann sollten Sie eine hybride Veranstaltung, eine Vor-Ort-Veranstaltung oder eine virtuelle Veranstaltung ausrichten?

Hybrid Events

Hybridveranstaltungen sind die perfekte Lösung für diejenigen Programme, die sowohl vor Ort als auch virtuell effektiv durchgeführt werden können. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für hybride Eventprogramme:

1. Messen und Ausstellungen
2. Konferenzen
3. Sales Kick-Offs
4. Firmenweite Meetings

Hybridveranstaltungen sind auch äußerst nützliche Lösungen, wenn viele Ihrer Teilnehmer, die normalerweise persönlich teilnehmen würden, nicht teilnehmen können. Nachfolgend sind einige Beispiele aufgeführt, wenn ein Teilnehmer, der normalerweise bei einer Veranstaltung vor Ort sein könnte, virtuell teilnehmen muss:

1. Der Teilnehmer kann oder möchte aufgrund von Gesundheits- oder Sicherheitsbedenken nicht reisen.

2. Die Firma des Teilnehmers hat ein begrenzte Reisekostenbudget, weswegen der Teilnehmer nicht zur Veranstaltung anreisen kann.

3. Der Veranstaltungsort, an dem Sie den Vor-Ort-Teil der Veranstaltung ausrichten werden, hat Kapazitätsbeschränkungen, so dass nicht alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich vor Ort zu versammeln. 

Lesen Sie hier in unserem Blog mehr darüber nach, welche Vorteile virtuelle Events bieten. 

Eine bewährte Vorgehensweise könnte darin bestehen, vor der Veranstaltung eine Umfrage zu versenden, um die aktuelle Situation und die Gefühle der eingeladenen Personen zu erfassen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass viele eine virtuellen Teilnahme bevorzugen würden, könnte eine hybride Veranstaltung die beste Lösung sein.

Vor-Ort-Veranstaltungen

Vor-Ort-Veranstaltungen sollten dann geplant werden, wenn es von größter Wichtigkeit ist, dass alle Ihre Teilnehmer persönlich anwesend sind. Sie wissen, dass sich die meisten Inhalte virtuell nicht gut umsetzen lassen und es keine gute Alternative gibt, um sie zu vermitteln, daher ist ein Erlebnis vor Ort der beste Weg, um die Informationen zu vermitteln. Hier sind einige Beispiele für Veranstaltungen, die Sie vielleicht vor Ort durchführen möchten:

1. Mittagessen im kleinen Kundenkreis
2. Mitarbeiterausflüge
3. Preisverleihungen

Wenn Sie eine Veranstaltung vor Ort ausrichten, steht die Sicherheit an erster Stelle. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer wohl fühlen, indem Sie eine Selbstbedienungs-Option anbieten, die sich vom Teilnehmer selbst bedienen lassen könne und planen Sie Ihre Sitzanordnungen so, dass Soziale Distanzierungsmaßnahmen eingehalten werden.

Virtuelle & Online Veranstaltungen

Vollständig durchgeführte virtuelle und online Veranstaltungen sollten geplant werden, wenn Sie eine Veranstaltung vor Ort nicht durchführen können, über ein kleines Budget verfügen oder wenn die Informationen, die Sie austauschen möchten, effektiv über Video weitergegeben werden können. Wenn es eine persönliche Teilnahme nicht notwendig ist, verschwenden Sie weder Geld noch Zeit, sondern können diese Ressourcen für zukünftige Vor-Ort- oder Hybridveranstaltungen neu einteilen. Hier sind einige Beispiele für virtuelle und online Veranstaltungen:

1. Webinare
2. Wiederkehrende Teammeetings
3. Kundenerfolgsgruppen
4. Studiengruppen
5. Foren für Führungskräfte

Lesen Sie unserem Guide nach, wie Sie ein virtuelles oder online Event auf die Beine stellen können, welches über den Bildschirmrand hinaus geht.

Die verschiedenen Arten von Hybridveranstaltungen

Zunächst werden wir uns mit den Unterschieden zwischen internen und externen hybriden Veranstaltungen und einigen der häufigsten Beispiele befassen.

Interne Hybridveranstaltungen

Interne Veranstaltungen sind Programme, die zum Nutzen der internen Stakeholder Ihres Unternehmens, wie Mitarbeiter, Führungskräfte, usw. durchgeführt werden. Für viele Unternehmen ist es fast unmöglich, alle Ihre internen Interessengruppen für eine Besprechung in einem Raum zu versammeln. Hier kommen hybride Veranstaltungen ins Spiel. Wählen Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung aus, z.B. den Hauptsitz Ihres Unternehmens, und übertragen Sie die Besprechung dann per Live-Streaming an den Rest Ihres Unternehmens. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für gängige interne Hybridveranstaltungen:

1. Sales Kick-Off
2. Firmenweite Meetings
3. Größere Teammeetings
4. Firmen-Teambuilding-Wochen

Externe hybride Events

Externe Veranstaltungen sind Programme, die auf Ihre Kunden, Interessenten, Klienten usw. ausgerichtet sind. Die Überführung Ihrer externen Live-Veranstaltung in einen hybriden Rahmen kann dazu beitragen, mehr Teilnehmer anzuziehen und Ihren Kohlenstoff-Beitrag zu verringern. Zu den externen Veranstaltungen, die in einen hybriden Typ umgewandelt werden können, gehören die folgenden:

1. Konferenzen und Messen
2. Kundenkonferenzen
3. Produkt-Vorführungen

Kernelemente, Ziele und Vorteile von Hybridveranstaltungen

Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um die Ziele Ihrer Hybridveranstaltung zu identifizieren und alle Instrumente zu sammeln, die Sie benötigen, um diese Ziele effektiv umzusetzen. Im Folgenden skizzieren wir gemeinsame Elemente, Ziele und Vorteile von Hybridveranstaltungen.

Schlüsselelemente von Hybridveranstaltungen

Ein weit verbreiteter Irrglaube, den wir in der Branche gehört haben, ist, dass man für eine hybride Veranstaltung lediglich einen virtuellen Streaming-Anbieter benötigt. Eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung erfordert die gleichen Elemente und Funktionen wie eine Veranstaltung vor Ort. Gepaart mit einem großartigen virtuellen Streaming-Anbieter machen diese Elemente Ihre Hybridveranstaltung zu einem großen Erfolg.

Inhalte mit Engagementfaktor

Ihr Inhalt ist bei einer hybriden Veranstaltung wohl noch umso wichtiger, als bei anderen Veranstaltungstypen. Nicht nur Ihre persönlichen Teilnehmer müssen eingebunden werden, sondern auch Ihre virtuellen Teilnehmer sollten während der gesamten Veranstaltung involviert sein. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Redner vorbereitet sind und dass Ihre Präsentationen ansprechend sind, indem Sie den Inhalt und die gesamte Agenda verwalten.

Auf die richtige Vermarktung kommt es an

Eine hybride Veranstaltung zieht sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer an. Dies gibt Ihrer Organisation die Chance, das Zweifache (oder mehr!) der Teilnehmerzahl für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, was bedeutet, dass die Vermarktung Ihrer Veranstaltung so wichtig wie eh und je ist. Erstellen Sie eine Eventwebsite, auf der alle Programminformationen angezeigt werden, und senden Sie potenziellen Teilnehmern eine E-Mail, um eine Rekordzahl von Personen anzulocken.

Gewusst wie Anmeldungen zu verwalten sind

Der Registrierungsprozess Ihrer Hybridveranstaltung sollte genauso nahtlos ablaufen wie die Registrierung Ihrer Veranstaltung vor Ort. Erstellen Sie eine Registrierungswebseite mit dem Branding Ihrer Organisation und den Informationen zu Ihrer Veranstaltung, so dass potenzielle Teilnehmer alle Details zu Ihrem Programm leicht finden können. Erstellen Sie benutzerdefinierte Registrierungspfade für Ihre persönlichen Teilnehmer im Gegensatz zu Ihren virtuellen Teilnehmern, damit sich diese für die entsprechenden Sessions anmelden können. Behalten Sie schließlich den Überblick über diejenigen, die die Registrierung abgebrochen haben, und senden Sie ihnen eine Erinnerungs-E-Mail zur Registrierung!

Terminplanung ermöglichen

Wenn einige Ihrer Teilnehmer virtuell teilnehmen und andere persönlich anwesend sind, ist es schwieriger, Treffen zu planen. Sie können ein Terminplanungs-Tool verwenden, um Sperrzeiten in den Kalendern Ihrer Teilnehmer zu blockieren, welche zum Networken reserviert sind. Sie können direkt über das Tool kommunizieren und Zeiten für Treffen einrichten. Auf diese Weise können virtuelle und persönliche Teilnehmer die Verfügbarkeiten in den Kalendern der anderen Teilnehmer sehen und sich effizient vernetzen.

Hybride Veranstaltungsziele

Während alle Ihre Veranstaltungen individuelle Ziele haben, besteht ein übergeordnetes Ziel aller hybriden Veranstaltungen darin, so viele Teilnehmer wie möglich einzubinden, unabhängig davon, wie sie teilnehmen. Eine Hybridveranstaltung ermöglicht es Menschen, sich persönlich zu verbinden, wenn sie diese menschliche Verbindungserfahrung machen wollen. Eine hybride Veranstaltung ermöglicht es auch Personen, die sonst aufgrund gesundheitlicher Bedenken oder Reisebeschränkungen nicht hätten teilnehmen können, die Flexibilität, sich virtuell zu beteiligen. Das Ziel besteht darin, das Erlebnis für beide Gruppen gleichermaßen fesselnd zu gestalten. In dem Sie diese Barriere beseitigen, bieten hybride Veranstaltungen noch mehr Menschen die Möglichkeit, mit Ihren Inhalten und Ihrer Marke zu interagieren.

Vorteile

Mit Hybridveranstaltungen vereinen Sie das beste aus beiden Welten. Im Folgenden finden Sie einige der größten Vorteile von Hybridveranstaltungen aufgelistet:

Erhöhte Teilnehmerzahlen

Während eine Veranstaltung oder Konferenz vor Ort oft am interessantesten ist, haben manche Menschen nicht die Zeit oder die Möglichkeit, weite Entfernungen zurückzulegen, um an diesen Veranstaltungen teilzunehmen. Ganz zu schweigen davon, dass diese persönlichen Events manchmal einen ziemlich hohen Preis haben können. Beide Faktoren können Personen davon abhalten, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden. Bei einer Hybridveranstaltung sind genau dieselben Personen jedoch möglicherweise eher gewillt, an der Veranstaltung teilzunehmen, wenn sie dies bequem von ihrer Couch aus und zu wesentlich geringeren Kosten tun können. Eine Hybridveranstaltung kann viel mehr Teilnehmer anziehen als eine reine Vor-Ort-Veranstaltung.

Erweitertes Engagement für Inhalte

Wenn Sie eine hybride Veranstaltung veranstalten, übertragen Sie Ihre Redner und Sessions live per Streaming, damit virtuelle Teilnehmer sie sehen können. Auf diese Weise können Sie diese Sessions aufzeichnen und nach der Veranstaltung senden. Teilnehmer, die bestimmte Sessions nicht durchführen konnten oder einfach noch einmal zuschauen und mehr erfahren möchten, können sich Tage oder sogar Wochen nach der Veranstaltung mit dem Inhalt beschäftigen. Auf diese Weise bleiben Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen noch lange nach dem Ende der Veranstaltung im Gedächtnis der Teilnehmer.

Geringerer Kohlenstoff-Beitrag

Durch die Reduzierung der Anzahl der Teilnehmer vor Ort wird auch der Kohlenstoff-Beitrag Ihrer Veranstaltung verringert.

Es gibt weniger Reisen der Teilnehmer, weniger weggeworfene Mahlzeiten und ein geringerer Transport von gemieteten Stühlen und Tischen. Ihr Unternehmen wird nicht nur als ein Kraftwerk für Veranstaltungen positioniert, sondern auch als eine umweltbewusste Organisation.

Gesteigerter Sponsoren-Wert

Jetzt, da Ihre Veranstaltung hybrid ist, haben Ihre Sponsoren die Möglichkeit, vor Ihre persönlichen UND virtuellen Teilnehmer zu treten. Das ist also doppelt so viel Präsenz, wie sie es bisher hatten. Die Ausrichtung Ihrer Veranstaltung in einer digitalen Umgebung schafft neue Möglichkeiten für Markenbewusstsein und Lead-Generierung. Indem Sie Ihren Sponsoren mehr Wert bieten, wird Ihre Veranstaltung mehr Sponsorengelder und noch mehr Sponsoren anziehen. Dies kann dann dazu beitragen, die technischen Kosten für die Durchführung einer Hybridveranstaltung wiederrum auszugleichen.

So erstellen Sie eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung

Nachdem Sie nun Ihre Ziele festgelegt und die Elemente bestimmt haben, die Sie für Ihre Hybridveranstaltung enthalten haben müssen, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihres Events zu beginnen. In den nächsten Abschnitten werden wir einige Herausforderungen ansprechen, mit denen Sie bei der Planung und Ausführung von Hybridevents konfrontiert sein werden und erklären, wie Sie diese am besten lösen können, als auch wie man eine perfekte Agenda erstellen und die Aufmerksamkeit Ihre Teilnehmer sicherstellen kann.

Gemeinsame Herausforderungen überwinden

Als Eventplaner werden Sie bei Hybridveranstaltungen vor gemeinsame Dilemmas stehen. Daher haben wir im Folgenden einige Tipps und Tricks aufgelistet, die Ihnen helfen dabei helfen sollen, diese Herausforderungen zu überwinden.

Bringen Sie Ihre Eventerlebnisse in Einklang

Hybride Events sind ein wahrer Balanceakt. Sie balancieren zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern, und deshalb müssen sie diese beiden Erfahrungen miteinander in Einklang bringen. Einerseits müssen Sie Ihre Inhalte für beide Gruppen unterschiedlich vermitteln. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Video-Streaming-Dienst korrekt funktioniert und dass Ihre Vortragenden darauf vorbereitet sind, aufgezeichnet zu werden und vor einer Kamera zu sprechen. Sie möchten jedoch nicht, dass sich Ihre hybride Veranstaltung wie zwei völlig unterschiedliche Veranstaltungen anfühlt - Sie sollten also eine Veranstaltung mit zwei Erfahrungen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Inhalt sowohl für die persönlichen als auch für die virtuellen Teilnehmer relevant ist, und lassen Sie keine gemeinsamen Aktivitäten planen, die eine Gruppe von der Teilnahme isolieren.

Inhalte fesselnd gestalten

Ihr Inhalt ist bei einer Hybridveranstaltung wohl noch wichtiger als bei einer Veranstaltung vor Ort. Es ist viel schwieriger, virtuelle Teilnehmer vor einem Computerbildschirm zu beschäftigen. Um Inhalte interessant zu halten, stellen Sie sicher, dass sie gut über Video übersetzt werden können. Integrieren Sie Live-Abstimmungen oder Fragen und Antworten, um die virtuellen Teilnehmer einzubinden. Und stellen Sie sicher, dass die Sitzungen eine verdauliche Länge haben - niemand möchte eine fünfstündige Grundsatzrede über sich ergehen lassen.

4 Elemente einer erfolgreichen Hybridveranstaltung

Es gibt vier Schlüsselelemente für jede erfolgreiche Veranstaltung: Inhalt, Gemeinschaft, Sponsoring und Analytik. In diesem Abschnitt erläutern wir, wie diese Elemente speziell für eine hybride Veranstaltung umgesetzt werden können.

Inhalte

Wie bereits erwähnt, steht bei Ihrer Hybridveranstaltung der Inhalt im Vordergrund. Sie möchten sicherstellen, dass persönliche und virtuelle Teilnehmer gleichermaßen engagiert sind. Hier kommt die "Ein Ereignis, zwei Erfahrungen"-Mentalität ins Spiel. Sie können nicht den gleichen Inhalt für beide Gruppen auf die gleiche Weise vermitteln. Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Inhalte für Ihre virtuellen und persönlichen Teilnehmer unterschiedlich aufbereiten können:

Einige Ihrer größeren Sessions, wie z.B. Ihre Keynote-Präsentation, werden sowohl von Ihren Teilnehmern vor Ort als auch von virtuellen Teilnehmern gesehen werden. Aber zwingen Sie Ihre virtuellen Teilnehmer nicht dazu, an Sessions teilzunehmen, die insbesondere nur für Vor-Ort-Teilnehmer gedacht sind, wie zum Beispiel Networking-Sessions. Bieten Sie Ihren virtuellen Teilnehmern exklusive, nur virtuelle Interviews mit Branchenexperten oder Podiumsdiskussionen mit Vorreitern der Industrie an. Legen Sie über Ihre benutzerdefinierten Registrierungspfade effektiv Vor-Ort- vs. virtuelle Sessions fest, damit sich keine Teilnehmer für die falschen Session anmelden.

Bieten Sie Ihre Inhalte auf Abruf an

Wie bereits erwähnt, ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit eines Teilnehmers vor einem Computerbildschirm zu halten, als die Aufmerksamkeit eines Teilnehmers vor Ort. Möglicherweise müssen Ihre virtuellen Teilnehmer im Laufe des Tages mehr Pausen einlegen, oder sie können nur jeweils ein oder zwei Stunden an der Veranstaltung teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass die meisten Ihrer Inhalte auf Abruf angeboten werden, damit die virtuellen Teilnehmer zu einem günstigeren Zeitpunkt darauf zugreifen können.

Während einer Vor-Ort-Veranstaltung ist es durchaus üblich, Ihren Teilnehmern mitzuteilen, welche Sessions oder Themen nach einer Pause vorgestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Teilnehmer die gleiche Erfahrung machen. Lassen Sie einen virtuellen Vertreter vor Ort Ihre virtuellen Teilnehmer stets an die Agenda erinner, damit sie sicher gehen können, dass sie an der nächsten Session teilnehmen werden. Sie können sogar ein spielerisches App-Erlebnis nutzen, um sie während der Pause zu unterhalten und für die nächste Session zu begeistern.

Übergang zu einer "Event-Producer"-Mentalität

Eine erfolgreichen Hybridveranstaltung zu erstellen erfordert eine Menge Arbeit, und Sie sollten sich selbst als den Gestalter dieses Eventprogramms betrachten. Sie sind für die Erstellung einer Agenda verantwortlich, die sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer anspricht, und es liegt an Ihnen, ein Programm zu entwerfen, das ansprechend und effektiv ist. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselfragen, die Sie sich bei der Erstellung Ihrer hybriden Eventagenda stellen sollten:

Werden Ihre Sessions eine Stunde, eine halbe oder nur 15 Minuten dauern? Möchten Sie Sessions mit unterschiedliche Längen haben? Sie sollten lieber eine Balance in der Länge Ihrer Sessions finden. Diese sollten lang genug sein, damit alle Informationen, die Sie vorbereitet haben, auch vermittelt werden können, aber sie sollten auch kurz genug sein, damit die virtuellen Teilnehmer konzentriert und engagiert bleiben.

Sie möchten die Teilnehmer nicht mit Informationen und Inhalten überfordern. Es ist wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer vor Ort mehr Sessions besuchen wollen, da sie eine große Entfernung zurückgelegt haben, um persönlich teilzunehmen. Ihre virtuellen Teilnehmer werden jedoch wahrscheinlich eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne haben, wenn sie sich vor einem Computerbildschirm befinden. Eine Lösung besteht darin, weniger Live-Sessions pro Tag für Ihre virtuellen Teilnehmer anzubieten, damit sie nicht überfordert werden. Bieten Sie stattdessen mehr On-Demand-Inhalte an, auf die sie in ihrer Freizeit zugreifen können.

Wenn Sie Ihre Registrierungspfade erstellen, wird es dann bestimmte Sitzungen geben, die nur für persönliche Teilnehmer bestimmt sind, und bestimmte Sitzungen, die nur für virtuelle Teilnehmer bestimmt sind? Möchten Sie beispielsweise eine persönliche Netzwerksitzung veranstalten, die für virtuelle Teilnehmer nicht möglich ist? Was werden Sie diesen virtuellen Teilnehmern stattdessen anbieten? Entscheiden Sie, wie sich Ihre Registrierungspfade für Ihre verschiedenen Teilnehmer unterscheiden werden.

Zusammengehörigkeitsgefühl

Die Teilnehmer vor Ort haben den Vorteil dazuzugehören. Es ist viel einfacher für sie, sich persönlich mit anderen zu vernetzen, Gespräche zu führen und Verbindungen herzustellen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Gemeinschaft auch für Ihr virtuelles Publikum aufblühen zu lassen.

Integrieren Sie doch zum Beispiel Live-Umfragen und Fragen und Antworten in Ihren Sessions. Ermutigen Sie während einer Session beide Zuhörer, Fragen einzureichen und Umfragethemen zu beantworten, damit sie sich engagieren und miteinander interagieren können. Möglicherweise stellt Ihr virtueller Teilnehmer eine Frage, die Ihrem Vor-Ort-Teilnehmer nie in den Sinn gekommen wäre, oder auch umgekehrt. Eine großartige Gelegenheit also, doppeltes Wissen und doppeltes Feedback zu erhalten.

Wenn sich die persönlichen Teilnehmer in Breakout-Sessions befinden, geben Sie Ihren virtuellen Teilnehmern die gleiche Möglichkeit. Viele virtuelle Streaming-Anbieter können Breakout-Räume innerhalb der Besprechung erstellen. Versammeln Sie Ihre virtuellen Teilnehmer und lassen Sie sie in kleineren Gruppen zusammenkommen, damit auch sie diese Gemeinschaft aufbauen können.

Sponsoren unter die Arme greifen

Sponsorengelder sind für jedes Eventprogramm von entscheidender Bedeutung. Daher müssen Ihre Sponsoren aus Ihrer Hybridveranstaltung den gleichen (oder einen höheren) Wert erhalten wie aus einer Veranstaltung vor Ort. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Sponsoren sowohl vor Ihre virtuellen als auch vor Ihre persönlichen Teilnehmer zu stellen und einen hohen Wert zu schaffen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

1. Bannerwerbung in mobile Event-Apps
2. Push-Benachrichtigungen
3. Gesponserte Sessions
4. Sponsorenseite auf der Eventwebsite
5. Physische und virtuelle Sponsorenstände
6. Gesponserte Werbespots vor dem Zugriff auf On-Demand-Inhalte

Die Datenanalyse beherrschen

Ihre Handlungen nach der Veranstaltung sind genauso wichtig wie das, was Sie während einer Veranstaltung tun. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Veranstaltung eine Umfrage verschicken, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Inhalte bei Ihren Teilnehmern ankamen und wie Ihre Teilnehmer ihre Erfahrungen vor Ort im Vergleich zur virtuellen Erfahrung empfanden. Werfen Sie auch einen Blick auf die Daten Ihrer Teilnehmer während der Veranstaltung. Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer, die an vielen Sessions teilgenommen, viele Fragen gestellt oder sich mit Ihren Sponsoren in Verbindung gesetzt haben, sprich Ihre engagiertesten Teilnehmer auch noch nach der Veranstaltung mit Ihren Inhalten auseinandersetzen und Sie mit diesen in Folgekontakt treten.

Einen Plan für das Unbekannte haben

Die letzten Monate waren durch und durch nicht die einfachsten. Aber wir alle haben aus dieser Erfahrung sicherlich eine ganze Menge gelernt. Eine der wichtigsten Lektionen, die wir aus dem Ganzen ziehen können, ist, auf alles Mögliche vorbereitet zu sein. Die Einbeziehung virtueller und hybrider Veranstaltungen in Ihr Eventprogramm wird ein Schlüsselelement Ihrer Eventstrategie darstellen, vor allem wenn wir uns  in den nächsten Monaten durch noch mehr unbekanntes Neuland navigieren müssen. Persönliche Live-Veranstaltungen werden aber nie aus der Mode kommen, es schadet allerdings nie, einen Backup-Plan zu haben. Machen Sie doch auch Ihre hybriden Veranstaltungen zu einem Erfolgsfaktor.