Eventmanagement hat zahlreiche Facetten und beinhaltet viele unterschiedliche Aufgaben. Dazu gehört auch ein professionelles Speaker-Management. Schließlich sind es die Speaker, die Ihr Event-Programm mit spannenden Inhalten füllen. Neben dem Aspekt des Networkings ist ein relevantes Programm mit stimmigen Inhalten genau das, was Ihre Teilnehmer anlockt – oder eben auch nicht. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sowohl die richtigen Speaker auswählen als auch professionell managen – von A wie Auswahl bis Z wie Zuschaltung.
Professionelles Speaker-Management beginnt frühzeitig
Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Programmplanung und der Recherche Ihrer Speaker. Auch wenn es Ihnen möglicherweise übertrieben vorkommt – eine Vortragsanfrage kann kaum zu früh erfolgen. Denken Sie vor allem dabei an die ziemlich gut gefüllten Terminkalender beliebter Speaker. Wer wirklich etwas zu sagen hat, wird auch von anderen Veranstaltern angefragt und ist möglicherweise bei einer eher kurzfristigen Anfrage bereits ausgebucht. Außerdem demonstrieren Sie mit einer frühzeitigen Anfrage ein professionelles Event- und Zeitmanagement sowie Respekt gegenüber der wertvollen Zeit Anderer.
Diversität lockt mehr Teilnehmer an
Recherchieren und wählen Sie einen möglichst vielfältigen Mix unterschiedlichster Personen. Diverse Teams erbringen nachweislich bessere Leistungen und eine diverse Speaker-Auswahl spricht mehr potenzielle Teilnehmer an. Darüber hinaus ist es heute einfach nicht mehr zeitgemäß, seine Event-Agenda mit einem ausschließlich männlichen Expertengremium zu besetzen. Auch wenn dies nach wie vor häufig zu beobachten ist.
Diversität meint dabei allerdings auch mehr als lediglich ein paar Frauen auf die Bühne zu holen. Es geht darum, dass Sie auch Personen anderer Nationalitäten und Herkünfte, anderer Karrierestufen, anderer Religionen und mehr berücksichtigen. Unter www.speakerinnen.org/de finden Sie Spezialistinnen zu verschiedenen Themen. So bringt beispielsweise die Suche nach “Event” in Deutschland derzeit 36 Speakerinnen hervor.
Wertvolle Quelle für Expertinnen: speakerinnen.org
Die effiziente und ehrliche Kommunikation beim Speaker-Management
Vielleicht haben Sie auch schon einmal einen Speaker für einen “lediglich 20 minütigen Input” angefragt und wollten damit auf den weniger zeitaufwändigen Einsatz Ihres Speakers hinaus. Allerdings ist auch ein kurzer Vortrag für viele Speaker mit deutlich mehr Aufwand verbunden, als es sich Eventmanager manchmal vorstellen können.
Darüber hinaus sollten Sie als Eventplaner unbedingt eine ehrliche und effiziente Kommunikation mit Ihren Speakern pflegen. Was wir damit meinen? Wollen Sie, dass Ihr Speaker auch nach dem Vortrag für die Teilnehmenden, zum Beispiel im Rahmen einer “Meet-the-Expert-Session”, zur Verfügung steht, sollten Sie dies schon bei Ihrer Erstanfrage deutlich kommunizieren. Die Salamitaktik, mit der Sie nach und nach Ihre Wünsche und Anforderungen platzieren, kommt bei den wenigsten Speakern gut an. Schließlich müssen auch diese mit ihrem Zeitbudget haushalten.
Sagen Sie daher von Anfang an ganz klar, was Sie von den Speakern erwarten und fragen Sie Informationen so gebündelt ab wie nur irgendwie möglich.
Das sollten Sie unbedingt gemeinsam klären bzw. abfragen:
- Titel des Vortrags
- Name des Speakers und des Unternehmens
- Kurzbiografie inklusive Portraitbild
- Kurzbeschreibung des Vortrages
- Social Media Profile, damit sich Teilnehmer auch im Nachgang mit dem Speaker vernetzen können
- sowie alle Zusatzwünsche und Aufwände wie: Videotrailer zum Vortrag, Meet-the-Speaker-Session, Technikcheck u.ä.
Vertrag kommt von vertragen – die Referentenvereinbarung
Je nach Veranstaltung und nach Tragweite dieser ist eine Vereinbarung im Rahmen Ihres Speaker-Managements durchaus sinnvoll. Dabei reicht manchmal schon ein einseitiges Dokument, in dem Sie die wichtigsten Aspekte Ihrer Zusammenarbeit festhalten. Hier hinein gehören Punkte wie:
- Name, Datum, Titel Ihrer Veranstaltung.
- Name, Vortragstitel Ihres Speakers.
- Abrechnungsmodalitäten; so transparent wie möglich.
- Eine Regel für den Fall, dass eine der beiden Seiten von der Vereinbarung zurücktreten muss.
- Verwertung und Verwendung der eingebrachten Inhalte; Stichwort: Urheberrechte.
Passen Sie die Vereinbarung und deren Umfang auf Ihre Veranstaltung und den Einsatz des Speakers an. Ist diese zu knapp gehalten, kann es zu Unstimmigkeiten kommen. Allerdings kann auch eine sehr ausführliche, über mehrere Seiten gehende Vereinbarung den ein oder anderen Speaker abschrecken.
Digitales Speaker-Management
Goodbye Excel – welcome Profi-Software. Je effizienter dieser Prozess aufgesetzt ist, desto reibungsloser klappt es mit Ihren Sprechern und desto mehr können Sie sich um die vielen weiteren Aspekte des Event-Managements kümmern.
Verwalten Sie Ihre Speaker daher unbedingt mithilfe einer digitalen Lösung, beispielsweise mit dem „Speaker Resource Center“ von Cvent. Dieses Tool hilft Ihnen, die Kommunikation mit Ihren Speakern zu optimieren und mit ihnen an den wichtigen Prozessen und Inhalten zusammenzuarbeiten. Da Sie als Eventplaner alles von einem Ort aus verwalten können, bleiben Sie organisiert und behalten stets die Kontrolle über alle Speaker-Prozesse.
Als Eventplaner können Sie
- Aufgaben für Speaker erstellen, zuweisen und verfolgen
- Inhalte aller Speaker an einem Ort sammeln
- Berichte über die Erledigung von Referenten-Aufgaben erhalten
Darüber hinaus können Sie mit der digitalen Lösung von Cvent wichtigen Benachrichtigungen senden und empfangen. So behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Dokumente: Die Vereinbarungen, Fotos, Bios, PowerPoint-Slides und mehr. Laden Sie Ihre Speaker zum Cvent „Speaker Resource Center“ per Link ein und lassen Sie sie hier alle Dokumente hochladen. Ändert sich eine Session, können Sie außerdem die Session-Updates über das Tool versenden und ersparen sich eine Menge einzelner E-Mails. Der Vorteil für Ihre Speaker: Auch sie behalten alle Aufgaben und Fristen für Ihr Event im Blick – an einem zentralen Ort. Speaker können hier unter anderem ihre Aufgaben und Fristen einsehen, ihre Aufgaben als erledigt markieren sowie ihr Profil, ihren Session-Titel sowie die Vortragsbeschreibung anzeigen und ändern.
Nutzen Sie die Reichweite Ihrer Speaker
Manch ein Speaker hat eine herausragende Reichweite in den Sozialen Netzen oder über seine eigenen Newsletter-Verteiler. Als Veranstalter wollen Sie vermutlich auch von dieser profitieren und Ihre Speaker bitten, Ihre Event-Einladung ebenfalls zu teilen. Machen Sie genau das Ihren Speakern so leicht wie möglich. Fertigen Sie Werbebanner oder Social-Media-Grafiken für Ihr Event an – am besten solche Grafiken, auf denen Ihr Speaker gut zur Geltung kommt. Das kann bedeuten, dass Sie für jeden einzelnen Speaker eine passende Event-Einladung produzieren und auch gleich den vorformulierten Text inklusive aller Hashtags und Links dazu liefern. So machen Sie ihnen die Mit-Bewerbung Ihres Events wirklich einfach.
Darüber hinaus können Sie auch Ihre Speaker bitten, Ihnen bei der Content-Produktion für die Promotionphase Ihres Events behilflich zu sein. So können Speaker beispielsweise Videotrailer für ihre Vorträge produzieren und so die Neugier auf den Vortrag steigern. Allerdings sollten Sie solch einen Zusatzaufwand Ihrer Speaker unbedingt bei der Erstanfrage platzieren – wie bereits eingangs erwähnt.
Copyrights gehören ebenfalls zum Speaker-Management
Apropos Social Media: Als Veranstalter wollen Sie natürlich auch während des (Online-)Events Reichweite mit Postings in Social Media erzielen. Viele Planer stellen daher Fotos oder Screenshots von spannenden Momenten der Vorträge ins Netz. Allerdings sollten Sie sich vorab bei Ihren Speakern vergewissern, ob auch diese damit einverstanden sind. Viele Vorträge enthalten Inhalte, die aus den verschiedensten Gründen nicht im Netz erscheinen sollen.
Ebenso sollten Sie vorab klären, welche der Präsentationen Sie im Nachgang an Ihre Teilnehmenden weiterleiten dürfen und welche möglicherweise noch einmal um gewisse Aspekte gekürzt werden müssen.
Die Q&A-Runde oder Meet-the-Expert-Session
Wie wollen Sie die Interaktion zwischen den Teilnehmenden und Speakern gestalten? Soll es Zwischenfragen geben oder eher eine Q&A-Runde nach dem Vortrag? Oder bevorzugen Sie als Veranstalter eine interaktive “Meet-the-Expert-Session”? Was auch immer Sie planen, kommunizieren Sie es gleich von Anfang an. Was schon für die Videotrailer galt, trifft auch auf die Fragerunden mit den Teilnehmern zu: Es ist Zusatzaufwand für die Speaker und muss daher unbedingt transparent von Ihnen kommuniziert werden – gleich von Anfang an.
Professionelles Speaker-Management beinhaltet stets einen Technik-Check
Egal ob Sie ein Präsenzevent oder ein virtuelles Event planen – ein professionelles Speaker-Management beinhaltet stets einen Technik-Check. Speaker, die Ihnen sagen, sie bräuchten so einen Termin nicht, sollten Sie unbedingt für einen Probelauf einplanen. Die Praxis zeigt: Gerade diejenigen, die auf Testläufe verzichten, haben am Ende technische Probleme, ein schlechtes Sendebild bei virtuellen Events oder nicht funktionierende Videos in ihren PowerPoint-Slides auf Präsenzevents.
Der Technik-Check ist Ihre Chance, hier noch einmal die Performance Ihrer Speaker zu überprüfen. Sind Bild und Ton ausreichend? Ist das Licht gut genug? Präsentiert sich Ihr Speaker vorteilhaft? Noch können Sie Änderungen vornehmen (lassen). Am Tag des (Online-)Events ist es dafür meistens zu spät.
Denken Sie außerdem daran, sich die Slides und Videos Ihrer Speaker vor dem Auftritt geben zu lassen – als Backup. Setzen Sie den Abgabetermin dafür nicht zu früh, denn das verursacht unangenehmen Zeitstress für die Speaker und haben Sie Verständnis für mögliche Restriktionen von Unternehmen. Manch ein Speaker wird Ihnen vorab schlichtweg nichts senden dürfen.
Bedanken Sie sich bei Ihren Speakern
Nach einem hoffentlich gelungenen Auftritt Ihrer Speaker ist das Speaker-Management noch nicht vorbei. Senden Sie Ihren Vortragenden unbedingt die Auswertung bzw. das Feedback der Teilnehmenden und helfen Sie ihnen bei der Einordnung der Ergebnisse. Bedanken Sie sich außerdem für ihr Engagement, denn ohne sie hätte das Event nicht stattfinden können. Außerdem sollten Sie sich nun um eine zügige Abrechnung der Honorare und Reiseaufwände kümmern, schließlich war auch Ihnen die fristgerechte Abgabe aller Vortragsinhalte wichtig.
Fazit
Ein professionelles Speaker-Management ist deutlich mehr als die Recherche geeigneter Speaker und deren Anfrage. Mit den hier gezeigten Tipps und digitalen Lösungen für Ihr Speaker-Management heben Sie auch Ihr Event-Management auf ein professionelles Niveau und sorgen für zufriedene Sprecher und damit für begeisterte Teilnehmer.
