In allen Geschäftsbereichen gibt es einige Begriffe, bei denen man sich nie wirklich sicher ist, ob man die Definition wirklich kennt. Wenn es jedoch um Eventmanagement geht, scheint die Definition einfach zu sein. Im Kern geht es beim Eventmanagement um den Prozess der Planung einer Veranstaltung. Dabei handelt es sich um jede Art von Veranstaltung, unabhängig davon, ob sie persönlich, virtuell oder hybrid ausgerichtet wird. Der Begriff ist also gleichbedeutend mit Eventplanung und Veranstaltungsplanung. Genau wie bei diesen anderen Begriffen variieren der Umfang jedes Projekts und die wesentlichen Details je nach Branche, Unternehmensgröße und mehr. Was ist also ist eigentlich Eventmanagement?
Eventmanagement ist Eventplanung
Eventplanung hat viele verschiedene Namen. Einige Eventplaner werden mehr als Verwaltungsassistenten angesehen, andere als Eventkoordinatoren bezeichnet und wieder andere als Veranstaltungstechniker betitelt. Was haben all diese Titel gemeinsam? Die einzelnen Personen haben ein gewisses Mitspracherecht bei der Planung einer Veranstaltung. Ob die Veranstaltungen intern oder extern, groß oder klein, persönlich oder virtuell sind, sie müssen alle geplant werden.
Die verschiedenen Aspekte beim Event Management
Das perfekte Event erstellen
Der Anfang gestaltet sich recht simpel. Ein Thema. Ein Plan. Ein Ziel. Ihre Veranstaltung hat von Anfang an einen Zweck, der Inhalt, Redner und Veranstaltungsort bestimmt. Als Nächstes ist es an der Zeit, die Grundlagen zu schaffen. Sie müssen eine Eventwebsite mit einem Markenzeichen erstellen, die Besucher zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung verleitet. Heutzutage ist es einfacher denn je, eine wunderschön gestaltete Website zu erstellen, wenn man nur die Grundlagen der Eventwebsites versteht. Dann benötigen Sie eine sichere Zahlungsabwicklung, damit die Teilnehmer problemlos für Veranstaltungen bezahlen können.
Automatisierte Werbung über verschiedene Kanäle hinweg
Wenn niemand von Ihrer Veranstaltung weiß, wie kommt man überhaupt zur Registrierung? Deshalb ist Werbung so wichtig. Informieren Sie sich über die besten Möglichkeiten, für Ihre Veranstaltung zu werben, und lassen Sie sich inspirieren. Gezieltes E-Mail-Marketing ist eine großartige Möglichkeit, für Ihre Veranstaltungen zu werben, wenn Sie über eine riesige Datenbank verfügen. Andere Möglichkeiten der Werbung? Soziale Medien sind nach wie vor einer der besten kostenlosen Werbekanäle.
Teilnehmerinformationen und -kommunikation verwalten
Der Zweck der Veranstaltung ist immer, Verbindungen zu ermöglichen. Beim Eventmanagement geht es nicht nur um die Auswahl der Bettwäsche oder des richtigen Anbieters von virtuellen Technologielösungen, sondern auch darum, Kontakte so gut wie möglich zu verwalten. Während der Veranstaltung sammeln Sie Leads, die an den Vertrieb gehen. Diese Leads werden entscheidend sein, wenn es darum geht, den ROI Ihrer Veranstaltung nachzuweisen.
Event ROI nachweisen, indem Sie den Eventerfolg messen
Das Management von dem Event ist nicht dann beendet, wenn auch das eigentliche Event zu Ende ist. Im Verlauf der gesamten Veranstaltung ist es wichtig, Erfolge nachzuweisen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die während des gesamten Prozesses gewonnenen Daten werden Ihnen dabei helfen. Live-Abstimmungen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wie die Teilnehmer die Veranstaltung empfunden haben.
Dafür gibt es auch Tech
Beim Eventmanagement geht es darum, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, Verbindungen zu ermöglichen, Leads in die Vertriebs-Pipeline zu bringen und Erfolg zu nachzuweisen. Es ist keine leichte Aufgabe, all diese Dinge unter einen Hut zu bring und rund um die Uhr zu arbeiten, um einen unvergesslichen Moment für die Teilnehmer zu schaffen. Nur gut, dass es auch eine Arbeit ist, die durch die Nutzung der Technologie ein wenig einfacher gemacht werden kann. Während sich viele Planer auf Post-It-Notes und Tabellenkalkulationen verlassen, gibt es Technologien, die einem Stunden harter Arbeit erspart und Veranstaltungen auf ein nächstes Level bringt. Finden Sie heraus, welche Eventtechnologien Ihnen beim Eventmanagement zum Erfolg verhelfen kann.
