Eine Eventstrategie zu entwickeln ist wahrlich kein Zuckerschlecken. Selbst wenn man über unbegrenzte Ressourcen verfügen mag, ist es dennoch ein wahrer Balance-Akt: die richtige Art des Events zu wählen und dabei gleichzeitig ein einheitliches Markenimage zu kommunizieren, als auch die passenden Inhalte zu finden.
Wir zeigen Ihnen daher, auf was Sie wirklich achten müssen, wenn Sie sich an die Aufstellung Ihrer Eventstrategie wagen. Keine Sorge - mit unseren 5 simplen Schritten wird Ihnen das Planen Ihrer Events zum Kinderspiel.
1 Aller Anfang ist schwer: Unternehmensziele klar formulieren
Die strategische Eventplanung beginnt mit der Festlegung von Unternehmenszielen. Es gibt fast nichts, was in einem Unternehmen geschieht, das nicht mit der Firmenmission in Verbindung stehen sollte. Unternehmen haben klare Funktionen, weshalb sie klare Ziele und eine Ausrichtung benötigen.
Mögliche gemeinsame Ziele könnten sein:
- Steigerung der Einnahmen
- Auf- und Ausbau der Marke
- Verringerung der Fluktuation im Unternehmen
2 Den Rahmen Ihrer Eventstrategie bestimmen
Der erste Schritt ist getan: Sie kennen die Ziele Ihres Unternehmens. Widmen Sie sich als Nächste der Ausrichtung der Eventstrategie auf die Unternehmensziele zu. Setzen Sie dazu die Ziele und Arten Ihrer Events fest, die teil Ihres Eventprogramms sein werden.
Beispielsweise, wenn Sie die Einnahmen steigern möchten, sollte Ihr Produkt im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen. Eine Happy-Hour wiederrum wird eher als eine Gelegenheit zum Networking angesehen, die Spaß macht und wird eher zu mehr Leads und neuen persönlichen Kontakten führen als zu konkreten Geschäftsabschlüssen. Die Art der durchzuführenden Veranstaltungen sollte immer an den höchsten Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet sein.
Ziele und Arten von Veranstaltungen
- Steigerung der Einnahmen: Messe
- Auf- und Ausbau der Marke: Ideenkonferenz
- Verringerung der Fluktuation im Unternehmen: Interne Teambuilding-Veranstaltung
3 Führen Sie eine Ressourcen-Inventur im Vorfeld durch
Bevor Sie eine Eventstrategie aber aufsetzen können, sind noch einige Dinge zu klären. So sollten Sie vor allem auch erst einen Blick auf Ihre Ressourcen werfen. Unter Ressourcen versteht man alles, was Ihnen hilft, die eigenen Ziele zu erreichen. Unabhängig davon, ob Ihnen wenig oder viel Geld, ein kleiner oder ein großer Mitarbeiterstab zur Verfügung steht, müssen Sie wissen, womit Sie arbeiten können. Die Vorstellung, dass man mit zwei Mitarbeitern und einem Jahresbudget von zehntausend Euro pro Jahr zwanzig Veranstaltungen mit je fünfhundert Teilnehmern durchführen kann, ist illusorisch.
Setzen Sie auf Instrumente und Prozesse, welche Ihnen manuelle Arbeiten abnehmen können, damit Sie sich den strategischeren Aspekte Ihrer Eventplanung widmen können. Eventtechnologien eröffnen Ihnen hierbei unendliche Möglichkeiten, bis dato langwierige Aufgaben schnellst-möglich oder autonom abarbeiten zu können. Von Event-Registrierung über vor-Ort-Lösungen (wie etwa mobile Event-Apps und Namensschild-Drucker) bis hin zur Datenauswertung über Dashboards ermöglichen es Ihnen Event Management Plattformen effizienter und kostengünstiger Events aufzusetzen.
Zu überprüfende Ressourcen
- Geld
- Zeit
- Personal
- Unterstützung durch das Unternehmen
- Schulung/Kenntnisse über Eventplanung
- Event-Management-Technologie
4 Den Veranstaltungskalender stets im Blick
Timing ist alles. Die Art der Veranstaltungen, der Ort des Events und sogar das Wetter können eine große Rolle dabei spielen, ob Teilnehmer zu Ihrem Event erscheinen möchten oder nicht. Vergessen Sie bei der Festsetzung eines Veranstaltungsdatums nicht, Feiertage und Schulferien miteinzubeziehen. Als vorteilhaft hat sich bisher auch immer ein zentral gelegener Eventort erwiesen, da dieser über öffentliche Verkehrsmittel einfach zu erreichen ist und damit für eine größere Menge an Teilnehmer zu erreichen ist.
Folgendes im Blick behalten:
- Branchenveranstaltungen
- Events von Wettbewerbern
- Jahreszeit
- Standort der Teilnehmer
5 Mit den richtigen Eventdaten auf eine rosigere Zukunft blicken
Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Veranstaltung zu planen, nach deren Ende keine Analysen zur Messung des Erfolgs vorliegen. Bei der strategischen Eventplanung geht es daher um Daten und Analysen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ziele im Vorfeld festgelegt haben, mit deren Hilfe sich feststellen lässt, ob die Veranstaltung den geplanten Zweck erfüllt hat oder ein Misserfolg war. Finden Sie zudem heraus, welche Daten Sie bei den Veranstaltungen erfassen sollten und ob Sie alle notwendigen Datenpunkte von Anfang bis zum Ende des Käuferzyklus eines Teilnehmers überhaupt verfolgen können.
- Frist festlegen: Ohne konkretes Ende für ein Ziel können Sie nicht wissen, ob Sie erfolgreich waren. Eine schnelle Aufbereitung der Daten im Anschluss an ein erfolgreiches Event hilft Ihnen unter anderem auch dabei, rasch auf die Optimierung Ihrer Eventprogramm-Strategie zu reagieren, damit Ihre bevorstehenden Veranstaltungen erfolgreicher den je werden.
- Messbarkeit gewährleisten: Schwammige Formulierungen haben noch keinem gut getan. Legen Sie quantitative Ziele fest, die sich messen lassen und definieren Sie die KPIs, die Sie erfasst haben möchten, bereits im Vorfeld. Konzentrieren Sie sich dabei auf die „Handvoll“, mit welchen sich der Erfolg Ihrer Events und damit auch Ihres Unternehmens eindeutig nachweisen lassen.
- Zweideutigkeit vermeiden: Der Erfolg eines Events sollte nicht in Frage gestellt werden, es muss klar ersichtlich sein, was ein Erfolg ist und was nicht. Ohne eindeutige Nachvollziebarkeit, können Sie schlussendlich nicht die richtigen Entscheidungen treffen. Es muss für Sie und Ihre Stakeholder deutlich hervorgehen, wo es Verbesserung bedarf und was bisher gut funktioniert hat, als auch ob und welche Eventtypen in Zukunft gestrichen oder beibehalten werden sollten.
- Objektiv bleiben: Versuchen Sie Ihre Ziele mit Ihren erfassten Daten auf Grundlage vergangener Veranstaltungen zu Vergleichen. Auf diese Weise können Sie Ihrer Performance den richtigen Wert beimessen. Sie haben Ihre Ziele nicht erreicht, schneiden aber deutlich besser ab als im Vorjahr? Glückwunsch! – Auch wenn es Verbesserungspotenzial gibt, so sind Sie auf dem richtigen Erfolgsweg.
Ohne Event-Management-Technologie ist es schwierig, ein klares Bild der eigenen Daten und Analysen zu erlangen. Setzen Sie daher auf digitale Hilfsmittel.
Fazit
Um Veranstaltungen strategisch erfolgreich zu planen, müssen Sie frühzeitig damit anfangen. In letzter Sekunde etwas auf die Beine zu stellen, hat noch nie funktioniert. Inhalte, Entertainment, Datum, Ort – alles muss in sich stimmig sein und zum Event passen. Darüber hinaus benötigen Sie die richtigen Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungen, damit Sie Ihre Eventstrategie ohne Probleme umsetzen können. Die Aufstellung eines strategischen Veranstaltungsprogramms erfordert also Zeit und lebt von Ihren vielen Versuchen und Fehlschlägen. Kleiner Tipp am Rande, Event-Management-Technologien erleichtern Ihnen die Planung und Auswertung Ihrer Events und unterstützen Sie auf Ihrem Erfolgsweg.
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