Virtuelle Events leicht gemacht: Der Ultimative Guide

Der Wert den persönlichen Interaktionen haben ist und bleibt unabdingbar, aber es gibt Zeiten, in denen eine virtuelle Variante ein notwendiger Bestandteil Ihres Veranstaltungsprogramms wird. Aber wie macht man aus einer mehrtägigen Konferenz, die voller Networking-Gelegenheiten, Weiterbildungs-Sessions und wertvollen Teilnehmereinblicken steckt, eine virtuelle Konferenz?  Und wenn Sie dann ein virtuelles Event veranstalten sollten, wie stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung hinweg engagiert bleiben?

Die Ausrichtung eines virtuellen Events erfordert die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit, wie es bei einer persönlichen Veranstaltung der Fall ist. Bei beiden Eventtypen müssen Sie für die Veranstaltung effektiv werben, Ihre Teilnehmer einbeziehen, denkwürdige Momente schaffen und am Ende den Erfolg Ihrer Veranstaltung nachweisen können. Das Einzige, was fehlt, sind die Eventlocation und die Teilnehmer vor Ort. Aber wenn Sie einmal virtuelle Veranstaltungen nicht mehr als kleine, einmalige Präsentationen, sondern als wertschöpfende, engagierte Erlebnisse betrachten, können Sie eindrucksvolle Events auf die Beine stellen, die weit über einen Computerbildschirm hinausgehen.

Was ist ein Virtuelles Event?

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal an einem Webinar online teilgenommen, sind einer On-Demand-Schulung beigetreten oder saßen in einer Besprechung, welche über ein Videokonferenz-Tool stattgefunden hat. Vielleicht haben Sie sogar schon einmal eine Konferenz von Ihrem Schreibtisch aus besucht. Dies sind alles Beispiele für virtuelle Veranstaltungen. Ein virtuelles Event ist also eine Veranstaltung, bei der Einzelpersonen die Veranstaltung und ihren Inhalt online erleben, anstatt sich persönlich zu treffen.

4 Haupttypen von Virtuellen Events

Virtuelle Veranstaltungen können dem Mix, aus dem Ihr gesamtes Veranstaltungsprogramm besteht und zu diesem Veranstaltungen zählen, die Sie veranstalten, die Sie besuchen, als auch Ihren internen Veranstaltungen, hinzugefügt werden. Virtuelle Veranstaltungen sind kein Ersatz für andere Arten von Veranstaltungen, sondern stellen einen gänzlich neuen Veranstaltungstyp dar, der Ihr gesamtes Programm ergänzt und verbessert. Nachfolgend sind die vier Haupttypen von virtuellen Events aufgeführt. 

1. Web-Seminare

Webinare dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Die Durchführung von Webinaren ermöglicht es Teilnehmern aus der ganzen Welt, praktisch mitzuwirken und zuzuhören, wenn ein oder mehrere Referenten den Inhalt präsentieren. Unternehmen können die Teilnahme an Webinaren über Online-Zahlungsdienste kostenpflichtig oder kostenlos anbieten. Webinare verwenden in der Regel Videokonferenz-Tools, die es ermöglichen, Fragen und Antworten zu stellen, Live-Präsentationen oder ein vorab aufgezeichnetes Video zu präsentieren und im Nachhinein als On-Demand-Version anzubieten. Aufgrund ihres einmaligen Bildungscharakters haben sich Webinare mit einer 100%igen virtuellen Teilnahme bewährt. Diese können auch interne und externe Schulungen umfassen.

 2. Virtuelle Konferenzen

Ähnlich wie persönliche Konferenzen sind virtuelle Konferenzen um ein lebendiges, komplexes Programm herum aufgebaut, das Keynotes, Sessions, Breakouts und vieles mehr umfasst. Virtuelle Konferenzen umfassen Inhalte für mehrere Sessions und können auch Instrumente für das Teilnehmer-Engagement beinhalten. Auch wenn sie hinsichtlich der Erfassung von Leads und der Vernetzung von Teilnehmern noch lange nicht so effektiv sind wie eine persönliche Veranstaltung, ermöglichen es virtuelle Konferenzen den Teilnehmern doch, Keynotes in Echtzeit angezeigt zu bekommen, ihre eigene Agenda aus relevanten On-Demand-Inhalten zu erstellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren.

 3. Interne Hybrid-Veranstaltungen

Damit sind vor allem Produkteinführungen, unternehmensweite Veranstaltungen, Schulungen, Abteilungsbesprechungen und vieles mehr gemeint. Bei Organisationen, die sich über Länder oder sogar Kontinente erstrecken, werden interne hybride Veranstaltungen verwendet, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen weiterzugeben, wenn die Mitarbeiter sich nicht alle am selben Ort versammeln können. Zwar wäre es großartig, jeden Mitarbeiter zum Hauptsitz Ihres Unternehmens zu fliegen, aber auch unglaublich kostspielig und die dazu erforderliche Planung wäre viel zu zeitaufwändig. Naliegend ist es daher diese Veranstaltungen, teils persönlich, teils virtuell durchzuführen.

 4. Externe hybride Veranstaltungen

Diese Veranstaltungen werden für Personen außerhalb Ihrer Organisation abgehalten. Dies können sowohl Benutzer- als auch Branchenkonferenzen sein. Diese Veranstaltungen erfordern ein höheres Maß an Videoproduktion, damit virtuelle Teilnehmer eine ähnliche Qualität wie es Teilnehmer erhalten würden, die in Person am Event teilnehmen. Bei diesen Events können also auch Teilnehmer, die nicht zur Veranstaltung reisen können, teilnehmen und lernen. Es ist eine Herausforderung, den gleichen Wert bei externen hybriden Veranstaltungen zu bieten, da die persönlichen Teilnehmer in der Lage sind, sich freier zu vernetzen und sich leichter mit den Inhalten auseinanderzusetzen als die virtuellen Teilnehmer.

Warum Sie ein virtuelles Event veranstalten sollten?

Virtuelle Veranstaltungen werden aus den gleichen Gründen wie persönliche Veranstaltungen abgehalten: um Botschaften Ihres Unternehmens zu vermitteln, um Leads und Umsätze zu fördern, um die Akzeptanz zu steigern und um einen lebenslangen Loyalitätswert aufzubauen. Tagungs- und Veranstaltungsplaner treffen seit Jahren die Wahl zwischen persönlichen, virtuellen und hybriden Veranstaltungen, und jede Art von Veranstaltung bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Ein Webinar profitiert beispielsweise davon, dass es virtuell ist, da es speziell entwickelt wurde, um ein weites Netz zu knüpfen und um Thought Leadership Themen, Schulung oder andere Inhalte zu vermitteln, während eine Anwenderkonferenz oder ein regionales Schulungsprogramm speziell entwickelt wurde, um 1:1 Interaktionen von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen, die die Durchführung von persönlichen Gesprächen verbessern. Wenn Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre Veranstaltung virtuell durchführen wollen oder nicht, überlegen Sie, was Sie sich von der Veranstaltung erhoffen und wie gut diese Ziele virtuell im Vergleich zu einer persönlichen Veranstaltung erreicht werden können.

Hier sind einige Gründe, warum Sie eine virtuelle Veranstaltung ausrichten sollten:

• Zugänglichkeit: Wird die Veranstaltung vor Ort abgehalten, können Sie mit der virtuellen Option den Teilnehmer eine Teilnahme ermöglichen, die nicht persönlich erscheinen können.
• Budget: Ihre Organisation muss Geld sparen, und die virtuelle Durchführung kleinerer Veranstaltungen und Webinare kann dazu beitragen, Geld für die größeren Veranstaltung des Jahres mit einer größeren Anzahl an Interessenten bereitzustellen. Es ist auch hilfreich, eine virtuelle oder hybride Option zu haben, wenn das Budget der Teilnehmer für Reisen ein Problem darstellen sollte. 
• Es gibt keine Alternative: Ob aufgrund des extremen Wetters, wegen einem verhängten Reiseverbote oder durch höhere Gewalt - Sie sind gezwungen, Ihre persönliche Veranstaltung virtuell abzuhalten oder sogar ganz abzusagen.

Persönlich oder virtuell - Sie müssen die Grundlagen beherrschen

Bei der Planung von Veranstaltungen geht es vor allem darum, die Grundlagen der Veranstaltungsplanung zu beherrschen. Alle Veranstaltungen, ob persönlich oder virtuell, sind wahrscheinlich bereits Teil Ihres integrierten Marketing-Mixes. Denken Sie über Ihre persönlichen und virtuellen Veranstaltungen ganzheitlich nach? Dann wird es jetzt Zeit! Ihre Kunden und Interessenten werden sowohl Ihre persönlichen als auch Ihre virtuellen Veranstaltungen besuchen. Sie alle arbeiten mit dem Rest Ihres Marketing-Mixes zusammen, um Ihr Publikum nicht nur zu erreichen und einzubeziehen, sondern auch um Ihnen ein vollständiges Bild über Teilnehmerinteressen zu vermitteln.  Virtuelle Veranstaltungen sollten also nicht von den übrigen Veranstaltungen getrennt sein. Sie müssen fest in Ihrem Veranstaltungsprogramm integriert werden.

Grundlagen der Veranstaltungsplanung beherrschen

• Virtuelle Veranstaltungen, wie z.B. persönliche Veranstaltungen, brauchen gutes Marketing. Ohne gezielte, effektive Werbung leidet die Teilnahme.
• Der Inhalt ist entscheidend. In einer virtuellen Umgebung ist Ihr Inhalt Ihre Veranstaltung. Aussagekräftige Keynotes und ansprechende Sessions, die auf Ihre Teilnehmer zugeschnitten sind, sind ausschlaggebend.
• Allein zu sein muss nicht auch gleich bedeuten einsam zu sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Teilnehmer stets beschäftigt sind. Bieten Sie Optionen an, die für jeden Teilnehmertyp relevant sind, und nutzen Sie Online-Veranstaltungs-Guides für virtuelle Veranstaltungen.
• Daten sind die einzige Möglichkeit, den Erfolg von Veranstaltungen zu belegen. Die Messung des Engagements und die Erfassung von Teilnehmerdaten sind die einzige Möglichkeit, den ROI einer Veranstaltung nachzuweisen.

Persönliche und Virtuelle Events sind nicht das gleiche

Virtuelle Veranstaltungen haben Einschränkungen, die bei persönlichen Veranstaltungen nicht bestehen. Wo persönliche Veranstaltungen Teilnehmer mit einem einzigartigen Ziel und dem Versprechen der Vernetzung anziehen können, müssen sich virtuelle Veranstaltungen auf den Inhalt stützen. Marketingexperten und Planer müssen Ihre Inhalte an genau diejenigen Segmente vermarkten, die die beste Reaktion versprechen. Und bei virtuellen Veranstaltungen muss vor allem entschieden werden, wie die Inhalte bereitgestellt werden sollen. Bei Präsenzveranstaltungen werden Breakout-Sessions und mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig abgehalten. Planen Sie eine virtuelle Veranstaltung, bei der auch mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig angeboten werden müssen, oder bieten Sie mehrere einzelne Inhalte an? Eine Entscheidung, die wohlüberlegt sein sollte. Und nicht nur das: Die Einbindung von Teilnehmern durch virtuelle Meetings ist schwieriger und erfordert mehr Kreativität und die entsprechende Eventtechnologie wie mobile Event-Apps, um die maximale Wirkung zu erzielen.

Eine weiterer Nachteil ist leider, dass bei virtuellen Veranstaltungen das persönliche Engagement leidet. Daran führt kein Weg vorbei. So ist das Networking zwischen Teilnehmer nur unzureichend möglich, und Vertriebsmeetings müssen im Nachhinein stattfinden, wobei die virtuell gesammelten Daten und nicht die vor Ort gesammelten Leads verwendet werden. Wenn Sie Ihre Konferenz virtuell abhalten, können Sie dann trotzdem ein 1:1-Meeting mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter organisieren, um in den folgenden Tagen über die Einzelheiten des Kundenkontos zu sprechen? Nach der Veranstaltung muss die Nachbereitung der Veranstaltung schneller erfolgen. Die Daten sind entscheidend, und die Nachbereitung muss schnell und zielgerichtet durchgeführt werden. Virtuelle Veranstaltungen werden nie das gleiche Maß an persönlicher Interaktion bieten können wie persönliche Veranstaltungen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten, aber es bedarf einer sorgfältigen Planung, großer Datenmengen und vor allem außreichend Beweglichkeit.

Die notwendigen Elemente für virtuelle Veranstaltungen

Bei einer virtuellen Veranstaltung geht es um Inhalte, Teilnehmerbeteiligung und Daten. Virtuelle Veranstaltungen erfordern zwar kein F&B, aber sie bestehen aus vielen gleichen Elemente wie jede andere Art von Veranstaltung. Die Qualität der Videoproduktion und die Konnektivität sind wichtig, ebenso wie der Ort, an dem die Tagesordnung und der Inhalt untergebracht sind.

Hier sind die Elemente, aus denen eine virtuelle Veranstaltung bestehen sollte:

• Eventwebsite
• Eventregistrierungen
• Inhalt der Live-Präsentation
• Live, Einweg-Audio/Video
• Fragen und Antworten
• Live-Abstimmungen
• Notizen machen/Favoritenfolien
• Aufgezeichnete Inhalte
• Interaktive Videokonferenz
• Feedback-Umfragen

Eventtechnologien, die Sie für die Ausrichtung eines virtuellen Events benötigen

Virtuelle Veranstaltungen beruhen auf Technologie. Die Teilnahme wäre ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten nicht möglich. Aber es gibt mehr als nur Videokonferenz-Tools für virtuelle Veranstaltungen. Genau wie eine persönliche Veranstaltung profitieren virtuelle Veranstaltungen von der Nutzung einer kompletten Eventtechnologie-Plattform, die Ihnen bei der Vermarktung, Durchführung und Verwaltung Ihrer Veranstaltung hilft. Nachstehend finden Sie die wichtigsten technischen Hilfsmittel, die Sie bei der Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen können.

• Eventwebsite

Ihre Eventwebsite wird vor allem zur Vermarktung Ihres Events eingesetzt. Sie dient dem gleichen Zweck, unabhängig davon, ob die Veranstaltung virtuell oder persönlich stattfindet. Ihre Eventwebsite ist Ihr wichtigstes Werbemittel, um potenzielle Teilnehmer zu interessieren und sie dazu zu bewegen, sich für die Veranstaltung zu registrieren. Ihre Eventwebsite sollte den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung vermitteln, den Veranstaltungsplan enthalten, die Redner präsentieren, FAQs enthalten und potenzielle Teilnehmer auf die Registrierung hinweisen.

• Eventregistrierung

Die Registrierung ist Ihr erstes Instrument zur Datenerfassung und entscheidend für Ihre Veranstaltung. Mit Hilfe von Registrierungstools können sich Teilnehmer für virtuelle Veranstaltungen anmelden, Präferenzen und persönliche Daten übermitteln und bei Bedarf Zahlungen ausführen. Ein robustes Online-Registrierungstool ermöglicht den Teilnehmern eine einfache Registrierung und stellt Planern und Vermarktern die Daten zur Verfügung, die sie zur Planung einer großartigen Veranstaltung und zum Nachweis des Veranstaltungserfolgs benötigen.

• E-Mails

E-Mail-Marketing kann die Nachfrage nach einer Veranstaltung ankurbeln und die Zahl der Anmeldungen erhöhen, die Teilnehmer vor der Veranstaltung auf dem Laufenden halten und dazu genutzt werden, die Teilnehmer im Vorfeld Ihrer virtuellen Veranstaltung und schließlich durch Feedback-Umfragen zu gewinnen. E-Mails sind die beste Möglichkeit, mit den Teilnehmern in allen Phasen der Veranstaltung zu kommunizieren. Verwenden Sie ein E-Mail-Marketing-Tool, das personalisierte E-Mails mit dem Markenzeichen des Unternehmens liefern kann, das auf der Grundlage der Teilnehmerdaten automatisiert, wann und an wen E-Mails gesendet werden, und das Open-Rates- und Click-Through-Metriken liefert.

• Online-Event-Guides & mobile Event-Apps

Einer der wichtigsten Bestandteile der Eventtechnologie für virtuelle Veranstaltungen ist der Event-Guide und mobile Event-Apps. Das mag Sie überraschen, aber mobile Event-Apps sind für persönliche Veranstaltungen genauso wichtig wie für virtuelle. Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und Webbrowsern und sind die wichtigste Informationsdrehscheibe für Teilnehmer. Agenden mit Links zu Sessions stellen den Teilnehmern Inhalte in sekundenschnelle zur Verfügung. Hierbei wählen die Teilnehmer aus, welche Sessions sie ihrem Zeitplan hinzufügen möchten, und Planer sammeln dadurch Daten über die Popularität der einzelnen Sessions und über das Engagement der Teilnehmer. Diese Tools verbinden auch die Teilnehmer miteinander und bieten Messaging-Tools, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich virtuell zu vernetzen und Verbindungen zu fördern.

• Feedback zum Event

Veranstaltungs-Feedback ist bei virtuellen Events entscheidend, wenn Planer nicht in der Lage sind, Reaktionen anhand der Äußerungen oder des verbalen Feedbacks der Teilnehmer vor Ort zu beurteilen. Verwenden Sie Tools für das Veranstaltungs-Feedback, um mit Hilfe von Umfragen nach dem Event Feedback zu sammeln, das zum Nachweis des Veranstaltungserfolgs verwendet werden kann. Darüber hinaus kann Event-Feedback als Instrument zur Qualifizierung von virtuellen Leads und zur Weiterleitung an den Vertrieb genutzt werden.

• Integration

Durch Integrationen wird sichergestellt, dass wichtige Registrierungs- und Teilnehmerdaten zwischen Ihrem Eventtechnologie-System und Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform ausgetauscht werden.  Außerdem können diese Daten an Ihre Marketingautomatisierungs- und CRM-Systeme übertragen werden. Verwenden Sie Integrationswerkzeuge, um Ihre Teilnehmerdaten an einem Ort zu halten, damit Sie schneller auf Leads zugreifen und wichtige Erkenntnisse aus Veranstaltungen wie Sessionteilnahme und Engagement analysieren können.

Die Grundlagen: Wie man ein virtuelles Event ausrichtet

Sie haben beschlossen, dass Sie eine virtuelle Veranstaltung planen wollen oder müssen. Aber wie machen Sie das bloß? Der Planungsprozess ist dem jeder anderen Veranstaltung sehr ähnlich. Genauso wie Sie sich bei der Planung einer persönlichen Veranstaltung in die Lage Ihrer Teilnehmer versetzen würden, sollten Sie dasselbe für eine virtuelle Veranstaltung tun. Sie würden die Teilnehmer nicht länger als zwei Stunden auf ihren Plätzen halten wollen, und dasselbe gilt auch für virtuelle Veranstaltungen. Verwenden Sie bei der Planung Ihre Standardplanungstipps und -tricks, um eine großartige Veranstaltung zu erstellen und durchzuführen. Virtuelle Events mögen sich anders anfühlen, aber je mehr Sie sie wie eine persönliche Veranstaltung behandeln, desto besser.

Fragen, die Sie bei der Planung eines virtuellen Events stellen sollten:

• Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mix zur Verfügung stehen?
• Haben Sie vor der Veranstaltung einen Guide für Teilnehmer erstellt, der erklärt, wie man an Keynotes teilnimmt, Sessions besucht und Messaging-Tools verwendet?
• Was sind Ihre KPIs für die Veranstaltung? Auch wenn Sie sich vielleicht weniger auf die gewonnenen Leads konzentrieren, können Sie Ihre Ziele um die Sessionregistrierung und Feedback-Umfragen herum aufbauen.
• Was passiert, wenn Sie Verbindungsprobleme haben?
• Werden Sie für Ihre Veranstaltung Gebühren erheben oder einen kostenlosen Zugang anbieten?
• Wie lange werden On-Demand-Sessions nach der Veranstaltung verfügbar sein?
• Wie lange werden Ihre Sessions dauern?
• Welche Hilfsmittel werden die Teilnehmer haben, um sich zu vernetzen und Termine zu planen?

Vorbereitung der Teilnehmer auf virtuelle Events

Wenn es um Technologie geht, wird es sehr wahrscheinlich zu Benutzerfehlern kommen. Virtuelle Erlebnisse sind für jeden Teilnehmer unterschiedlich. Es gibt viele verschiedene Arten für Videokonferenz-Tools sowie nahezu Tausende Optionen an einsetzbaren Eventtechnologien. Nehmen Sie die digitale Kompetenz Ihrer Teilnehmer (oder das Fehlen einer solchen) nicht als selbstverständlich hin. Vor der Veranstaltung ist es am besten, einen Guide für die Teilnehmer zu erstellen, in dem erklärt wird, wie sie auf die Veranstaltung, Sessions und mehr zugreifen können. Noch besser ist es, wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, den Beginn von Sessions oder das Senden von Nachrichten im Vorfeld einer Veranstaltung zu üben. Dies wird den Stress der Teilnehmer verringern, die Flut von Fragen am ersten Tag der Veranstaltung auf ein Minimum reduzieren und den Teilnehmern ein insgesamt besseres Erlebnis bieten. Dieser Guide sollte nicht eine 0815 Version darstellen. Wird Ihre Veranstaltung einen Gastgeber haben? Erwägen Sie auch ein Einführungsvideo aufnehmen zu lassen, das Ihre Teilnehmer von Anfang an über das Event aufklärt und gleichzeitig Humor in Ihre Inhalte einfließen lässt.

Engagement der Teilnehmer bei virtuelle Events

Persönliche Veranstaltungen zielen vor allem auf Engagement ab. Von der Vernetzung der Teilnehmer zu Happy Hours über Einzeltermine bis hin zu Live-Fragen und Antworten - bei diesen Veranstaltungen werden die Teilnehmer einbezogen, anstatt stundenlang zu sitzen und sich Inhalte anzuhören. Man könnte meinen, dass virtuelle Veranstaltungen keine Gelegenheit für ein Engagement bieten - dann würden Sie sich irren. Keynotes können, obwohl sie einzeln betrachtet werden, Live-Abstimmungen einsetzen, um die Teilnehmer zu motivieren. Sessions können immer noch Live-Fragen und Antworten beinhalten. Die in Form von Eventtechnologien bereitgestellten Instrumente zur Einbindung von Teilnehmern sind weiterhin verfügbar. Mit Messaging-Funktionen in einer mobilen Anwendung können sich die Teilnehmer virtuell treffen und Besprechungen vereinbaren. Wie auch sonst immer sind die Sozialen Medien ein hervorragendes Instrument zur Förderung des Engagements. Durch die Verwendung eines Event-Hashtags und dank dem Teilen von Bildern über z.B. die beliebteste Imbissbude des Tages oder Büroeinrichtungen und vielem mehr können die Teilnehmer das Gefühl haben, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Vernetzung und Verbindung während virtuellen Events

Bei einer virtuellen Veranstaltung bedeutet die Tatsache, dass die Teilnehmer sich nicht die Hand geben können, nicht, dass es keine Gelegenheit zum Networking gibt. Eine mobile Event-App, ob auf dem Telefon oder in einem Webbrowser, kann die Teilnehmer verbinden und ein Nachrichtensystem bereitstellen. Sobald sich die Teilnehmer über die App verbinden, können sie Einzeltermine miteinander, mit Ausstellern oder Sponsoren vereinbaren. Erwägen Sie die Bereitstellung von dedizierter Netzwerkzeit, um die Teilnehmer zu ermutigen, sich zu treffen. Nutzen Sie die Registrierungsdaten, um Teilnehmer mit ähnlichen Interessen zu verbinden und Gruppen-Chats und Breakouts einzurichten. Erleichtern Sie das Networking durch Videoanrufe, Chatgruppen und Termine.

Daten von virtuellen Events

Die verfügbaren Daten variieren von persönlichen bis hin zu virtuellen Erfahrungen. Die Daten werden nach wie vor vor, während und nach der Veranstaltung gesammelt und können dazu verwendet werden, Leads zu qualifizieren, den Erfolg des Events nachzuweisen und die Veranstaltung für das nächste Jahr zu verbessern.

Bei Virtuellen Events gesammelte Daten:

• # der Anmeldungen
• Demografische Teilnehmerinformationen
• Registrierung der Sessions
• E-Mail-Open- und Klick-Raten
• Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung
• # of Leads
• Kaufinteresse
• Sessionbewertungen
• Session-Feedback
• Engagement und Reichweite in den Sozialen Medien

Nachweis des Erfolgs Virtueller Events

Der Erfolg virtueller Events hängt davon ab, dass die Ziele der Veranstaltung und des Unternehmens aufeinander abgestimmt werden, dass wichtige Leistungsindikatoren zur Definition des Veranstaltungserfolgs vor dem Event ermittelt werden und dass die Veranstaltungsdaten analysiert und die Erkenntnisse nach dem Event überprüft werden. Der Nachweis des ROI von Veranstaltungen erfordert eine Analyse von Kosten und Nutzen.  Kosten werden als direkte Kosten, indirekte Ausgaben und Opportunitätskosten ausgedrückt. Der Nutzen bezieht sich auf direkte Einnahmen, zugeschriebene Einnahmen, zugeschriebene Verkaufs-Pipeline, Markenwert und Wissensaustausch. Durch die Verwendung der bei virtuellen Veranstaltungen gesammelten Daten zur Abwägung von Kosten und Nutzen können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung nachweisen. Formulieren Sie Ihre Erfolgsmetriken für die Veranstaltung vor Beginn der Veranstaltung. Nehmen Sie sich nach der Veranstaltung Zeit, um zu verstehen, ob die Veranstaltung auf der Grundlage Ihrer Metriken erfolgreich war und wie Sie sich in Zukunft verbessern können.

Wie Sie Ihre Live-Veranstaltung in letzter Minute in ein Virtuelles Event verwandeln können

Es kann Zeiten geben, in denen Sie eine schnelle Veränderung vornehmen müssen und Sie haben die Wahl, die Veranstaltung abzusagen oder sie virtuell zu gestalten. Es stellt sich heraus, dass es nicht so schwer ist, ein Event virtuell zu machen, wenn man nur die richtige Infrastruktur zur Verfügung. Die Organisation von Reise, Unterkunft, F&B und anderen Aspekten wird zwar viel Mühe erfordern, aber die Verlagerung der Inhalte von der persönlichen in die virtuelle Welt ist lang nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken mögen.

Fragen, die vor dem Umzug zu einem virtuellen Event gestellt werden müssen

• Kann Ihre Agenda in einen virtuellen Rahmen übertragen werden, oder ist dazu eine persönliche Veranstaltung erforderlich?
• Wie werden Sie die Teilnahme verfolgen?
• Verfügt Ihre Organisation über eine Lösung für virtuelle Meetings?
• Verfügt Ihre Organisation über Mitarbeiter, die die technischen Aspekte einer virtuellen Veranstaltung unterstützen und verwalten können?
• Können Sie mit der Bandbreite umgehen?
• Verfügen Ihre Teilnehmer über alle Materialien, die sie zur virtuellen Teilnahme benötigen?

Wie man zu einem Virtuellen Event übergeht

• Aktualisieren Sie die Veranstaltungswebsite und senden Sie den Teilnehmern eine E-Mail, um ihnen mitzuteilen, dass die Veranstaltung virtuell stattfinden wird und warum sie sich geändert hat.
• Geben Sie den Teilnehmern einen Guide an die Hand, wie sie das Event virtuell besuchen können.
• Fügen Sie in der Tagesordnung Links zur Aufzeichnung oder Live-Übertragung der Session hinzu.

Virtuelle Events als Teil Ihres Veranstaltungsprogramms

Alles in allem, ist es eine gute Idee, virtuelle Veranstaltungen als eine wichtige digitale Strategie in Ihr Veranstaltungsprogramm aufzunehmen. Wir wissen zwar, dass virtuelle Veranstaltungen nicht die gleiche Kraft wie Interaktion haben, die Angesicht zu Angesicht stattfinden, aber die Umstände können es erforderlich machen, virtuell zu gehen und manchmal kann dies sehr kurzfristig entschieden werden. Wenn Sie einen Plan und die richtigen Technologien haben, kann die Digitalisierung Ihres Events eine geeignete Alternative sein, in die Sie volles Vertrauen haben und der Sie vertrauen können, um den Teilnehmern die engagierten, informativen Erlebnisse zu vermitteln, für die Sie so hart gearbeitet haben, um sie schlussendlich zu verwirklichen.

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